MATERI ADMINISTRASI PERKANTORAN

Posted by Andi Heru Susanto. M.Si on Jumat, 17 Oktober 2008 | 0 komentar


Manajemen Kantor.

Manajemen kantor adalah aktivitas mengelola dan membuat keputusan.
Batasan Manajemen Kantor.
1.Jasa
2.Jabatan
3.Gedung kantor
4.Ruang kerja.
5.Biro.
Manajemen kantor sering disebut pula “Administrasi kantor” adalah keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.
Manajemen kantor dilihat dari segi manajemen merupakan kegiatan :
1.Merencanakan.
2.Mengorganisasikan.
3.Mengarahkan.
4.Mengendalikan.
5.Mengoordinasikan .
6.Mengawasi.
7.Menyempurnakan.
8.Menertipkan ketatausahaan.

Manajemen kantor dilihat dari sudut sasaran adalah segala kegiatan penataan yang ditujuhkan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dalam system perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
Aktivitas Kantor terbagi atas :
1.Kegiatan komunikasi.
2.Kegiatan kalkulasi.
3.Pengelolaan Warkat.
4.Penyusunan Laporan.
5.Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.

Di samping itu ada aktivitas tambahan yang juga dianggap penting yaitu :
1.Menulis.
2.Mengarsip.
3.Mencek.

Tujuan Kantor terdiri atas :
1.Penerima Informasi.
2.Pencatatan Informasi.
3.Penyusunan Informasi.
4.Pemberian Informasi.
5.Perawatan Aktiva.

Sifat dasar fungsi kantor adalah :
1.Merupakan Skunder terhadap tujuan pokok usaha (missal, produksi pabrik terjadi sebelum administrasi kantor)
2.Merupakan Komplementer terhadap tujuan pokok usaha (jadi tidak perlu pemabrikan, tidak pembelihan bahan)
3.Kantor merupakan aktivitas pengawasan.

Aspek Manajemen Kantor :
1.Tujuan.
2.Organisasi.
3.Metode.
4.Personalia.
5.Lingkungan.
6.Mesin dan perlengkapan kantor.

Harapan dari menejer kantor adalah :
1.Manajer kantor hendaknya menjadi pengorganisasi.
2.Manajer kantor hendaknya menjadi pemimpin dinamis.
3.Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang.
4.Dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten.
5.Menyisihkan waktu untuk mengembangkan diri.

KEPEMIMPINAN MANAJEMEN
Kepemimpinan alah proses untuk mempengaruhi kegiatan kelompok yang terorganisasi dalam upaya untuk menetapkan dan mencapai tujuan.
Agar pemimpin ini kuat tanggap akan dunia lain maka seorang pemimpin harus mengetahui perubahan-perubahan yang akan terjadi antara lain.
1.Perubahan diri pemimpin.
2.Perubahan masalah.
3.Perubahan tehnik informasi.
4.Perubahan lingkungan
5.Perubahan ruang lingkup
6.Perubahan teknologi.

Tugas pemimpin yang utama adalah :
1.Membuat keputusan.
Keputusan dalam arti umum reaksi atas stimulasi oleh karena itu reaksi hanya berdasarkan gerak hati atau hasil pikiran yang dipertimbangkan. Jadi keputusan itu adalah kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi masa yang akan datang atau yang sedang terjadi.
2.Menetapkan sasaran.
Sasaran harus ditentukan dengan kokoh, spesifik, berkiblat pada hasil dan mengandung imbalan.
3.Memilih dan mengembangkan petugas.
4.Mengadakan komunikasi.
5.Memberikan motivasi.
6.Pengawasan pelaksana.

Jenis- jenis keputusan.
1.Keputusan teknis (dilakukan oleh petugas, mandor)
Ruang lingkup terbatas, biasanya untuk kebijaksanaan yang diambil untuk masalah rutin.
2.Keputusan operatif (dilakukan oleh manajer pelaksana)
Keputusan yang dilakukan berhadapan langsung pada karyawan.
3.Keputusan eksekutif (dilakukan oleh pimpinan pelaksana)
Lebih bersifat pedoman pelaksanaan yang sifatnya strategis.
4.Keputusan manajerial (dilakukan oleh manajer puncak)
Keputusan yang bersifat strategi organisasi, rencana induk, kebijkan umum, pola umum tentang sistim kerja.

Peranan bawahan dalam keputusan.
1.Bawahan sebagai penimbang.
2.Bawahan sebagai partisipan.
3.Bawahan sebagai inporman.

Ciri – ciri pokok pemimpin.
1.Pemimpin hendaknya berjiwa seimbang
2.Pemimpin hendaknya mempunyai kemampuan berpikir.
3.pemimpin hendaknya mempunyai tnggapan social.

Asas – asas kerja efektif
1.Rencana
2.Jadwal
3.Pelaksanaan.
4.Pengukuran.
5.Kontraprestasi.

ORGANISASI KANTOR

A. Pengorganisasian Perkantoran.
Ialah menyusun bagaian-bagian kantor sehingga seluruh pekrjaan merupakan sebuah tubuh teritegarasi.
Mengapa organisasi itu perlu :
1.Organisasi mencakup delegasi orang.
2.Organisasi memberikan batasan wewenang untuk melaksanakan tugas.
3.Organisasi memastikan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perseorangan.
4.Organisasi mempengaruhi koordinasi.
5.Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan moral pekerja.
Untuk mengorganisasikan diperlukan prinsip-prinsip organisasi yang baik antara lain :
1.Garis wewenang hendaknya nyata.
2.Tidak ada wewenang yang tidak dipertanggung jawabkan dan tidak ada tanggung jawab yang tidak berdasarkan wewenang.
3.Jangkauan pengawasan harus tepat dengan kemampuan.
4.Wewenang dan tanggung jawab harus dipastikan dan tidak dibatasi.
5.Hirarki manajemen yang terlalu panjang akan mengundang birokratisme.
6.Pemeliharaan garis komunikasi baik vertikat maupun horizontal.
7.Spesialisasi yang tepat harus dimanfaatkan.
8.Desentralisasi sejauh mungkin dari pengawasan.


B. Kantor Sebagai Koordinator.
Kantor adalah keseluruhan ruang yang menjadi tempat melangsungkan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan manajemen atau tugas pimpinan lainnya dalam sebuah organisasi.
Kantor berhubungan dengan manajemen informasi dan perawatan aktiva, pemerosesan informasi dalam kantor itu dapat dikelompokkan ke dalam bagaian- bagian sebagai berikut :
1.Penghisaban hasil pelaksanaan.
2.Pemeliharaan catatan oleh sistim akuntansi dan arsip.
3.Komunikasi tulisan dan tulisan.
4.Sistimatika dan penurunan biaya melalui analisa sistim dan analisa prosedur.
Hakekat kantor sebagai berikut :
1.Kantor sebagai pusat syaraf administrasi dan perencanaan kegiatan.
2.Kantor sebagai perantara.
3.Kantor sebagai tempat penyelesaian persoalan.
4.Kantor sebagai koordinator.
5.kantor sebagai penghubung dengan masyarakat.

C. Pengelolaan Kantor.
Ada sembilan bidang yang perlu di kelola oleh organisasi kantor ialah :
1.Kebijakan personalia kantor.
2.Perencanaan metode dan pelaksanaan kantor
3.Tehnik dan pekerjaan rutin kantor.
4.Lokasi, tatalahan dan tataruang kantor.
5.Penyediaan bahan, alat tulis, perlengkapan, perabot, perkakas dan mesin kantor.
6.Perencanaan, penyelenggaraan dan pengawasan warkat.
7.Sistim komunikasi.
8.Koleksi dan pengawasan biaya kantor.
9.Kebijakan dan pengawasan eksekutif kantor.


SISTIM INFORMASI MANAJEMEN
Informasi adlh hasil dari proses atau konsep arus.
Informasi itu bergerak dari seseorang kepada bawahannya, yang apabila telah diserap, informasi itu berubah menjadi pengetahuan.
Dalam manajemen kantor informasi berguna untuk menunjang manajer dan pengawas dalam melaksanakan tugas dan membuat keputusan.
Oleh karena itu informasi haruslah memenuhi 3 syarat utama yaitu, tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya.
Sehingga kita dapat mendefinisikan SIM mempunyai 3 sifat yaitu :
1.Dapat mengukur pengaruh keputusan, baik sebelum ataupun sesudah terjadi.
2.Dapat mengukur lingkungan, karena kita tidak mungkin dapat mengawasi atau meramalkan perubahan keadaan eksternal.
3.Dapat bereaksi dalam jangka waktu yang memadai.
Dari ke 3 sifat itu maka SIM merupakan metode yang dapat menghasilkan informasi yang tepat waktu untuk menajemen mengenai lingkungan ekternal dan pelaksanaan internal sehingga dapat menunjang pengambilan keputusan.

Prasyarat Sistim Informasi.
Sebelum 3 syarat diatas dipenuhi maka ada yang di sebut prasyarat dimana harus dibenahi sebelum SIM itu dibentuk prasyarat itu antara lain :
1.Manajemen perlu menetapkan tujuan yang hendak dicapai dengan jelas.
2.Menetapkan informasi yang digunakan dengan tepat dalam pengambilan keputusan dan menetapkan rencana dan pengawasan terhadap kegiatan yang dilaksanakan.
3.Manajer perlu menggolongkan pengambilan keputusan dengan pasti.
4.Manajer perlu melimpahkan kegiatan kepada setiap manajer dengan jelas.
5.Manajer harus memikul tanggung jawab dalam hal perencanaan dan pengawasan SIM.
6.Manajer mau melimpahkan masalah tehnis kepada ahli staf SIM
7.Manajer mencapai kemufakatan dengan ahli tehnik mengenai tujuan SIM.
8.Manajer memahami cara pemanfaatannya.

Tujuan Informasi
1.Informasi deskriptif (gambaran)
2.Informasi penjelasan
3.Informasi praduktif (meramalkan)
4.Informasi evaluastif (mengevaluasi)
5.Informasi inovatif.

Corak Sistim Informasi / Model.
1.Sistim informasi berdasarkan komputer
2.Sistim informasi berdasarkan organisasi.
3.Sistim informasi berdasarkan karyawan.

Pengelompokan Informasi Menurut Tingkat.
1.Laporan dan warkat, akan melukiskan hal-hal yang telah terjadi dan memberikan iktisar keberhasilan dan kegagalan.
2.Pengukuran dan pengawasan, menetapkan hal-hal yang terjadi dalam menilai dengan cara membandingkan status pekerjaan dan rencana.
3.Ramalan dan rencana, memanfaatkan data yang diperoleh dan kemudian memproyeksikannya ke masa yang akan dating.
4.Integarasi dan stimulasi, tidak banyak kantor yang berhasil mengelola bahan menjadi sebuah model dan bentuk simulasi, padahal keduanya banyak membantu perencanaan strategis.


JASA KOMUNIKASI
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain. Masalah yang sebenarnya timbul bukan terletak pada apakah manajer itu perlu berkomunikasi atau tidak, tetapi apakah manajer itu mampu mengadakan komunikasi dengan tepat atau tidak.

Pertimbangan-pertimbangan dalam memilih media komunikasi.
1.Kecepatan, sampai sejauh mana pentingnya komunikasi.
2.Kecermatan, apakah informasi yang akan disampaikan membutuhkan kecermatan.
3.Keamanan, apakah resiko hilangnya informasi.
4.Kerahasiaan, apakah muncul masalah apabila informasi itu jatuh ke tangan orang lain.
5.Catatan, apakah komunikasi itu harus dilakukan dengan komunikasi tertulis, sehingga catatan harus dipersiapkan.
6.Kesan, apakah komunikasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga dapat memberikan reaksi.
7.Biaya, berapakah biaya dan persiapan dan pelaksanaan untuk mengadakan komunikasi.

Sebab-sebab Gagalnya Fungsi Komunikasi.
1.Dagmatisme, salah persepsi baiasanya seseorang mempunyai pandangan sendiri terhadap pekerjaannya. (miss komunikasi)
2.Klise, samar-samar (banyangan)
3.Efek kalang bulan (pengaruh imbas), dua nilai, salah dan benar, baik buruk, yaitu kecenderungan untuk mengizinkan kesan umum untuk mengenai dari seseorang mempengaruhi pertimbangan / perhitungan terhadap sifat khusus dari orang tersebut.

Laporan Ialah komunikasi obyektif dan teratur mengenai informasi fakta yang melanyani tujuan oraganisasi, tertentu.
Penggolongan Laporan.
1.laporan menurut pokok soal.
2.laporan menurut formalitas.
3.laporan menurut selang waktu,
a.berkala, laporan menurut selang waktu yang teratur, harian dan mingguan.
b.Khusus, laporan yang tidak terulang-ulang.
4.laporan menurut fungsi.
a.informative, menyajikan data mengenai suatu hal.
b.Eksaminative, menyajikan data tetapi juga tafsiran dan analisa.
c.Analitis, diikuti dengan kesimpulan bahkan saran.
5.laporan menurut penampakan lahiriah.
a.memorandum, berkenaan dengan masalah rutin
b.laporan surat.
6.laporan menurut hubungan penulis dan pembaca.
a.laporan administrative, merupakan laporan yang resmi di tulis dalam organisasi usaha untuk memberikan kemudahan dalam pelaksanaan..
b.laporan bebas.
7.laporan menurut status dan wewenang
a.laporan publik, laporan yang disiapkan dan disusun oleh lembaga –lembaga umum.
8.laporan lain
a.laporan perkembangan
b.laporan pengabsahan
c.laporan rekomendasi.






KOMUNIKASI ANTAR KANTOR

Tidak bedanya dengan komunikasi dalam kantor, media komunikasi antar kantor juga terbagi menjadi dua yaitu, media komunikasi lisan dan media komunikasi tulisan. Yang keduanya sangat-sangat diperlukan bagi kelangsungan hidup organisasi. Sebab tanpa kedua media ini organisasi tidak akan dapat berjalan dengan baik.

MEDIA KOMUNIKASI LISAN
Untuk dapat menggunakan media ini maka pimpinan harus memilih media tersebut yang sesuai dengan kebutuhan kantor, tentunya yang efektip dan episien. Disini media komunikasi yang tepat adalah telepon.
Pemilihan telepon ini juga harus sesuai dengan kebutuhan kantor, bias melalui telepon local atau sljj.

MEDIA KOMUNIKASI TULISAN
Media komunikasi tulisan antar kantor yang sering digunakan yaitu :
Surat
Surat merupakan cirri khas atau cermin dari organisi, surat yang baik didalamnya harus terdapat,
-Kepala surat atau kop surat.
-Alamat yang dituju, nama, jabatan,
-Salam pembuka.
-Isi surat.
-Salam penutup.
-Tanda tangan.
Format surat
-hampir setiap organisisasi mengembangkan bentuk suratnya masing-masing, dan biasanya terdapat inisial konseptornya.
-Apapun bentuk suratnya yang terpenting adalah konsisten.

Ada 3 macam bentuk surat yang lajim dipergunakan.
1.blok penuh.
2.blok yang dimodipikasi.
3.blok yang dimodipikasi dengan paragraph indented.

Hal yang perlu diperhatikan sebelum membuat surat.
1.Buatlah outlinenya
2.Aturlah pembukaanya, isinya, dan penutupnya.
3.Bersahaja.
4.Gunakan kata-kata yang sederhana.
5.Singkat.

Ada 5 jenis surat atar kantor diantaranya.
1.Surat klaim.
2.Surat permintaan
3.Surat pemesanan
4.Surat tanggapan positip atas surat klaim
5.Surat yang bersifat penolakan.

DAMPAK TEKNOLOGI DALAM MEDIA KOMUNIKASI
Kemajuan teknologi dapat berdampak bagi media komunikasi, dan disebabkan oleh :
1.electronik mail.
2.fecsimile
3.word processor.

PERENCANAAN DAN PENGADAAN KARYAWAN
Ialah jumlah karyawan yang dibutuhkan / diperlukan di dalam suatu perusahaan / organisasi, jumlah ini tidak tergantung pada ukuran perusahaan tapi juga tergantung pada kompleksitas dari struktur organisasinya, rencana ekspansi dan tingkat keluar masuknya karyawan.

Tujuan perencanaan karyawan secara formal adalah : agar,
1.Lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam penggunaan sumber-sumber tenaga kerja.
2.Lebih baik dalam perencanaan dan pengembangan karyawan
3.Lebih berdaya guna dalam perencanaan persamaan kesempatan bekerja bagi karyawan.
Namun ini semua biasanya hanya jumlah saja, tetapi yang lebih penting adalah spesifikasi, kualifikasi untuk posisi perorangan harus diindentifikasi sehingga karyawan yang tepat dapat dipilih.

Teknik Perencanaan Karyawan.
1.Dari atas ke bawah yaitu kantor pusat yang merencanakan.
2.Dari bawah ke atas yaitu masing-masing unit kegiatan (departemen) merencanakan dan memperkirakan jumlah karyawan yang diperlukan.
3.Kombinasi dari keduanya.

Tehnik Perkiraan Para Ahli, ialah tehnik ini digunakan hanya berdasarkan pengalaman dan instistusinya saja, para manajer personalia melakukan ini hanya berdasarkan kebutuhan masa yang akan dating, ini juga sisebut dengan tehnik Delphi adalah prosedur yang dikembangkan oleh Rand Ciorporarions akhir tahun 1940-an, tujuannya adalah untuk mendapatkan kesatuan pendapat dari kelompok ahli. Tehnik ini cocok untuk organisasi kecil dan menengah guna untuk memajuhkan organisasi.

Tehnik Proyeksi ialah perencanaan kebutuhan pegawasi yang berdasarkan hubungan yang pernah ada antara sebuah factor dengan kepengawaian itu sendiri. Cara ini banyak digunakan dan biaya yang murah.

Tehnik Model dan Perkiraan Berganda, ialah tehnik dengan menghubungkan banyak factor terhadap kepengawaian seperti penjualan, pendapatan, nasional, pendapatan riil. Tehnik ini hanya digunakan pada organisasi yang besar karena membutuhkan biaya untuk penggunaan komputer dan ahli dalam merancang tehnik ini.

Tehnik Peramalan Berdasarkan Kebutuhan Tiap Unit. Ialah merupakan salah satu tehnik dari bawah ke atas untuk peramalan permintaan karyawan, masing-masing unit atau bagian memperkirakan jumlah karyawan yang dibutuhkan. Dan mengajuhkannya kepada kantor pusat.
Biasanya tehnik ini lebih menggunakan penentuan Tabel Persediaan Karyawan (TPK), manfaat dari TPK ini ialah :
1.Bagan menyediakan informasi tentang situasi penempatan karyawan dalam organisasi perusahaan.
2.Karyawan yang sudah siap untuk promosi dapat dengan mudah untuk diindentifikasi.
3.Menunjukkan sumber tenaga kerja yang berasal dari dalam perusahaan sendiri melalui identifikasi siapa yang akan dipromosikan.
4. Karyawan yang tidak menunjukkan kerja yang memuaskan akan diketahui, dan kebutuhan terhadap pelatihan atau pergantian karyawan terindentifikasi.
5.Karyawan yang mendekati pensiun akan terindentifikasi dan persiapan pergantian.
TPK ini juga memiliki keterbatasan, yaitu :
1.Terbukanya peluang jabatan di unit tertentu belum tentu dapat diisi oleh karyawan yang siap dipromosikan.
2.Data yang terdapat di TPK tidaklah cukup untuk dipakai sehingga penilaian masih diperlukan untuk menyimpan dokumen yang berisikan kecakapan karyawan, untuk kerja dan informasi latar belakang karyawannya.
3.agar data tidak usang, maka diperlukan pembaharuan data, sehingga diperlukan waktu untuk mempersiapkannya.

Analisa Kebutuhan Karyawan.
1.Pengaruh ekternal, termasuk ekonomi, teknologi, social, politik dan hukum,
2.Peraturan pemerintah. Beberapa pasal dari UUD 45 psal 5 ayat 1, 20 ayat 2, 27 ayat 2 dan pasal 28 , menjamin kesempatan bekerja bagi warga negara Indonesia yang tidak membedakan jenis kelamin, suku bangsa dan agama, dalam pelaksanaan ini dimungkinkan untuk mengrekrut karyawan dari luar.

Sumber Tenaga Kerja dan Cara Pengadaannya.
1.Sumber internal perusahaan.
2.Sumber eksternal perusahaan :
a.Lembaga ketenagakerjaan.
b.Rekrut dalam acara khusus
c.Liburan panjang
d.Sekolah / kampus
e.Melalui iklan.
3.Perekrutan.
4.Prosedur penggunaan tenaga kerja.
a.Daftar permintaan kebuthan karyawan
b.Daftar isian pelamar.

Seleksi
Ialah proses dengan mana sebuah perusahaan memilih dari suatu daftar pelamar, orang yang paling baik memenuhi criteria untuk posisi yang tersedia dengan mempertimbangkan syarat-syarat yang ditentukan.
Tujuan pokoknya adalah mendapatkan karyawan yang paling mendekati standart kerja perusahaan, kepuasan karyawan dan pengembangan kemampuan secara penuh termasuk dalam tujuan ini.

Wawancara
1.Wawancara langsung
2.Wawancara tidak langsung
3.Wawancara tersusun
4.Wawancara dengan paksaan.
5.Referenci.
6.Record of Employment (data karyawan )


ANALISA SISTIM DAN PROSEDUR
Sistim adalah suatu kelompok objek atau satuan unit yang terpadu sedemikian rupa sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara interdependen dan harmonis.
Analisa sistim dapat dianggap sebagai suatu tindakan atau proses pengkajian suatu aktivitas yang secara khusus melalui alat-alat alternatif menentukan tujuan yang diinginkan atau esensial dan bagaimana hal ini dapat dicapai dengan cara yang paling efisien.
Setiap sistim sebagai keseluruhan terdiri atas komponen yang mendukung kepaduan sistim itu hingga dapat mencapai tijuan.
Kebanyakan pekerjaan kantor apabila kita teliti akan terdiri atas suatu pola sistim, prosedur dan metode sehingga istilah sistim itu berhubungan erat dengan gambaran sempurna dari personalia.

Sifat Metode, Prosedur dan Sistim.
Tiap sistim yang berlaku akan terdiri atas sejumlah prosedur, mekanisme sistim ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan.
Prosedur merupakan urutan pekerjaan atau kegiatan yang terencana dengan tujuan untuk menangani transaksi usaha yang berulang dengan cara seragam atau terpadu.
Bilamana sistim itu sendiri atas sejumlah prosedur maka untuk setiap pelaksanaan dalam sebuah prosedur akan terdapat suatu metode untuk mencapai tahapan demi tahapan pekerjaan tersebut. Jadi.
Metode adalah panduan atau alat dan sarana mekanis untuk melaksanakan setiap pekerjaan.
Dengan meneliti manajemen kantor dengan cara lebih cermat, dapat dikatakan bahwa seluruh sistim dan prosedur kantor terdiri atas sejumlah besar praktek kantor. Praktek kantor tersebut dapat mempengaruhi pelbagai sistim atau prosedur secara babas satu sama lain. Praktek itu pun dapat pula dipusatkan dengan suatu cara sehingga dianggap sebagai prosedur kecil yang terpisah.
Adapun praktek kantor tersebut sebagai berikut :
1.Pengiriman surat dan penerimaan surat.
2.Pengarsipan warkat.
3.Pelayanan reproduksi dan pengadaan.
4.Komunikasi antar kantor.
5.Pelayanan telepon, telegram dan alat telekomunikasi lainnya.

Tujuan analisa sistim dan prosedur.
Menarik untuk dikaji bahwa analisa sistim dan prosedur itu pada kenyataannya berhubungan erat dengan berbagai hal seperti analisa prosedur, analisa metode, dan penyerdeharnaan kerja. Dari sudut efesiensi dan efektifitas, kesemuanya itu mempunyai tujuan yang sama yaitu mengurangi biaya pekerjaan kantor tanpa efektivitas disamping membantu manajemen mencapai tujuan.
Objek analisa sistim dan prosedur, apabila dikemukakan dengan nyata berpusat di sekitar arus kerja dan kegiatan pelaksanaan, pemanfaatan mesin dan personalia, dan formulir. Tujuan analisa sistim dan prosedur yang berhubungan dengan objek kajian tersebut adalah :
1.Apabila perlengkapan otomatis dapat menyelesaikan pekerjaan lebih tepat, lebih cepat dan dengan biaya yang lebih efisien menganjurkan mekanisme tugas-tugas yang berulang-ulang.
2.Menyederhanakan formulir baik metode persiapan maupun isiannya.
3.Menghapuskan formulir dan warkat yang tidak penting dan tidak perlu.
4.Memadukan formulir-formulir yang mungkin dapat disatukan.

Mengapa ASP itu diperlukan.
1.Perbaikan merupakan cara yang dilaksanakan dengan konstan.
2.Keseragaman prosedur bagi setiap pekerjaan yang sama.
3.Tanggung jawab lebih mudah dipastikan.
4.Biaya kantor rutin turun.
5.Pelatihan personalia sederhana dan lebih efektip.

Organisasi Yang Menangani ASP
1.Manajer atau dewan manajer kantor.
2.Organisasi staf yang beranggotakan analis-analis sistim dan prosedur.
3.Perusahaan konsultan manajemen.
Metode yang dipergunakan manajemen akan ditentukan oleh besarnya kantor, sikap manajemen terhadap kerja, sikap personalia kantor dan kemampuan dana yang tersedia.

Pelaksanaan ASP Kantor.
ASP bagi seluruh kantor akan meliputi kajian waktu dan gerakan yang ditujuhkan terhadap pekerjaan tatausaha yang berulang, sedangkan analisa prosedur lajimnya mencakup tiga hal. Ketiga hal itu meliputi :
1.Penganalisaan terhadap arus kerja dalam kantor dengan alat diagram tataruang kantor atau diagram yang digunakan kantor.
2.Penelitian terhadap formulir yang digunakan kantor.
3.Mekanisme persiapan, penggunaan dan arus formulir; makanisme ini mungkin mencakup perubahan penggolongan warkat, perubahan arus informasi atau bahkan mesin kantor baru.
Karena penerapan hasil analisa sistim dan prosedur kantor itu membawa akibat yang sungguh-sungguh terhadap menejemen personalia, setiap pikiran ke arah itu harus direncanakan dengan mendapalam untuk diperhitungkan segala implementasi yang perlu.


ANALISA, DESKRIPSI DAN TUGAS

Tugas ialah kumpulan dari keseluruhan pekerjaan, kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh seseorang, sedangkan
Jabatan adalah kedudukan yang menetapkan tugas, wewenang, hak dan tanggung jawab yang melekat pada seseorang pekerja dalam sebuah organisasi.

Faedah Analisa Tugas,
Ialah program administrasi personalia yang bertujuan memperoleh hasil kerja dengan cara yang terbaik, oleh orang yang berkemampuan tertinggi, pada tingkat upah yang teradil, yang dapat menghasilkan jumlah pekerjaan memuaskan yang terbesar.
Ada lima aspek dalam analisa tugas ini yaitu :
1.Analisa tugas
2.Deskripsi tugas
3.Spesifikasi tugas
4.Penilaian tugas
5.Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas.
Analisa tugas secara umum dapat memberikan informasi sebagai berikut :
1.Pekerjaan
2.Sifat pekerjaan
3.Syarat jabatan
4.Tanggung jawab pejabat.
Adapun manfaat dari analisa tugas ini sebagai berikut :
1.menetapkan penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan
2.mengukur, menghitung dan menetapkan gaji dan upah.
3.menetapkan hubungan kerja yang sistimatis
4.memberikan petunjuk yang berguna dalam memberikan tugas-tugas
5.membantu menetapkan apakah pekerjaan seorang perlu dipindahkan atau tidak.
6.membantu menetapkan kebijaksanaan kenaikan pangkat pekerjaan.
7.membantu dalam menetapkan alat-alat yang diperlukan
8.membantu penilaian pekerja
9.membantu dalam menetapkan alat-alat yang diperlukan
10.membantu memperoleh fakta-fakta pekerjaan yang mempunyai resiko.

Metode Analisa Tugas.
1.Metode kuesioner (angket)
2.Metode wawancara.
3.Metode observasi.

Ruang Lingkup Deskripsi Tugas.
Setiap hasil yang diperoleh dari ketiga metode diatas maka dipelajari dan dimasukan ke dalam formulir deskripsi tugas, apabila deskripsi tugas sudah dianggap selesai maka dapat mengembangkan spesifikasi tugas.
Deskripsi tugas secara umum meliputi :
1.Nama tugas
2.Iktisar tugas
3.Gambaran tugas yang dilaksanakan
4.Formulir yang dipergunakan dalam tugas
5.Bahan dan perlengkapan.
6.Hubungan dengan tugas-tugas lain.
7.Prasyarat pengetahuan untuk melaksanakan tugas.
8.Kualifikasi khusus yang meliputi fisik, mental dan pengalaman.
9.Kondisi lingkungan untuk memudahkan pelaksanaan tugas.

Spesifikasi Tugas
Merupakan penjabaran pertikal dari deskripsi tugas, akan menjelaskan tugas, keperluan minimum dalam hubungannya dengan kualifikasi dan kemampuan kerjadan kondisi kerja.
Syarat minimum dalam spesifikasi tugas adalah :
1.pendidikan dan pengalaman
2.mental dan keadaan jiwa umumnya
3.jasmani seperti tinggi, kekuatan, pengliatan, pendengaran dan umur.
4.kemampuan teknis atau keterampilan berdasarkan pelatihan terdahulu dan kecepatan dan ketelitian dalam melayani alat mekanis.
5.tanggung jawab terhadap pelengkapan, bahan, warkat dan tanggung jawab pribadi.

Metode Penilaian Tugas.
1.Penggolongan Nonkuantitatif yaitu, berkenaan dengan tingkat kesulitan.
a.Metode Pemantaan : metode rangking atau pemberian tingkatan berdasarkan tugas dan wewenang.
b.Metode Klasifikasi tugas ;
2.Penggolongan Kuantitatif
a.Perbandingan Faktor ; suatu cara penetapan upah dengan factor pekerjaan.
b.Metode Angka ;

Penilaian Jasa Kerja
Merupakan laporan berkala resmi dalam bentuk tulisan yang berisi uraian mengenai baik atau buruknya pekerja dalam malaksanakan tugasnya.
Tujuan penilaian jasa kerja.
1.untuk keperluan administrasi, seperti arsip dan pembuatan keputusan.
2.untuk penentuan kondisi kerja
3.untuk penempatan pekerja
4.untuk keperluan mutasi dan promosi
5.untuk pemberhentian pekerja
6.untuk menetapkan tingkat upah dan premi lainnya.
7.untuk menstimulasi pekerjaan.
8.untuk membantu menempatkan metode latihan bagi pekerja.
Mutu dasar yang biasanya dinilai terdiri atas ;
1.mutu dan jumlah pekerjaan yang diselesaikan
2.sikap kerjasama atau loyalitas
3.sifat ketergantungan (berhubungan dengan tingkat pengawasan yang diperlukan)


KESEKRETARISAN
Perkataan sekretaris berasal dari bahasa latin Secretarius, yang berarti orang atau penjabat yang diberi kepercayaan untuk memegang urusan yang bersifat rahasia, sedangkan kantor tempat sekretaris itu bekerja disebut Secretariatus.

Tingkatan Karyawan Sekretaris
1.Yunior, mereka yang baru lulus dari pendidikan umum tanpa pelatihan khusus, mereka mengerjakan tugas rutin.
2.Juru tik atau stografer, mereka memiliki keahlian khusus pada umumnya mereka bekerja lebih dari satu eksekutif.
3.Sekretaris pribadi.
4.Asisten Pribadi.
5.Sekretaris Perusahaan, bertanggung jawab mengelola warkat, hubungan dengan pemilik saham, mengadministrasi kebijakan perusahaan.

Peranan Sekretaris Dalam Organisasi Pemerintah.
Pada mulanya sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk mengurus hal-hal dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia.
Sehingga pengertian sekretaris pada saat ini lebih berifat ketatausahaan umum. Dan pada saat ini pula ada sekretaris yang memimpin unit oraganisasi besar baik pemeritah maupun di bidng kemasnyarakatan.
Dahulu pula sekretaris hanyalah tempat seorang sekretaris bekerja, tetapi sekarang merupakan unit organisasi tempat sekretaris dengan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas-tugas pokok instansinya.

Dalam pemerintahan ada dua jenis organisiasi sekretaris
1.sekretaris organisasi, melakukan fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pembuat keputusan, pengarahan, pengoordinasian dan pengawasan.
2.sekretaris pimpinan, hanyalah melaksanakan tugas atas perintah pimpinan dan untuk kepentingan pimpinan dalam ruang lingkup yang sempit.


Sekretaris Organisasi
Dalam struktur pemerintahan terdapat beberapa tingkatan, seperti sekretaris negara, sekretaris jendral, sekretaris lembaga pemerintahan nondepartemen.
Berdasarkan Kepres No.8 thn 1978, sekretaris negara memimpin secretariat negara. Sekretariat negara adalah suatu lembaga pusat yang merupakan wadah administrasi dan lembaga pemerintah tingkat pusat yang tidak termasuk salah satu departemen.


Tugas sekretaris negara.
1.Membantu Presiden dalam memperlancar pelaksanaan tugasnya yang bersangkutan dengan penyelenggaraan kekuasaan negara dan pemerintahan yang meliputi administrasi pemerintah dan administrasi pembangunan secara luas.
2.Menyelenggarakan koordinasi dan pelayanan administrasi dan keuangan lembaga-lembaga pemerintah non departemen, menteri-menteri negara yang memimpin departemen serta lembaga lain yang ditetapkan undang-undang.
Berdasarkan kepres No.44 dan 45 tahun 1974 yang kemudian dikembangkan dengan keputusan menteri yang bersangkutan maka untuk membantu pelaksanaan tugas seorang menteri dibentuklah sekretaris jendral. Dengan tugas :

menyelenggarakan pembinaan administrasi, organisasi dan ketatlaksanaan terhadap seluruh unsure di lingkungan departemen dan memberikan pelayanan teknis dan administrative kepada mentri

Fungsi-Fungsi Sekretariat jendral :
1.Koordinasi dalam mengatur dan membina kerjasama seluruh adiministrasi departemen termasuk pelayanan teknis maupun administrative.
2.Perencanaan,
3.Pembinaan Administrasi
4.Pembinaan dan tatalaksana
5.Penelitian dan Pengembangan
6.Pendidikan dan Pelatihan
7.Hubungan Masyarakat
8.Koordinasi penyusunan peraturan perundangan.
9.Keamanan dan Ketertiban.


Sekretaris Pimpinan
Dalam sekretaris pimpinan lembaga pemerintah yang memakainya adalah Dewan Perimbangan Agung dan Dewan Perwakilan Rakyat.
Menurut Kep. DPA No. 010/KEP/K-U/DPA-1977 Jo. No. 015/KEP/K/DPA/1979, ditegaskan adanya sekretaris pimpinan DPA. Dengan tugas sebagai berikut :
1.Mencatat acara kerja harian pimpinan DPA.
2.Membuat konsep surat/naska.
3.Melayani/menerima dan mengatur pertemuan resmi.
4.Mengadakan hubungan intern maupun ektern.


ARSIP
Pengarsipan adalah proses penyusunan dan penyimpanan warkat asli, atau salinan sehingga dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.

Prinsip sistim arsip yang efisien adalah :
1.Biaya untuk meterjemahkan dan memeliharanya dipertimbangkan dengan jasa yang diperlukan dari sistim itu atau masuk akal.
2.warkatnya, apabila diperlukan, setiap saat dapat dibuat tanpa keterlambatan yang tak masuk akal.
3.warkatnya cukup terlindung selama suatu periode pemeliharaan untuk keperluan rujukan.
Sehingga manajemen perlu mengambil langkah sebagai berikut.
1.periode penyimpanan,
2.perlindungan.
3.keterlambatan yang dapat diterima dalam penempatan.
4.orang yang biasa menggunakan arsip

Pedoman Penyusunan Arsip :
1.sortil dan kelompokkan semua kertas sebelum memulai membuat arsip.
2.jangan terburu-buru
3.arsiplah koresponden menurut urutan tanggal.
4.apabila perlu sediakanlah rujukan silang.
5.gunakan dengan cekatan.
6.segera apabila koresponden lama dan tempatkanlah di dalam asrip mati.
Faedah sistim arsip yang tepat.
1.sederhana
2.terjamin
3.lengkap dan padat
4.sistim sujukan silang yang jelas
5.penelusuran yang bersistim
6.sistim klasifikasi yang memadai

Klasifikasi Arsip.
1.klasifikasi berabjad
2.klasifikasi geografis
3.klasifikasi subjek
4.klasifikasi numeric
5.klasifikasi kronologis

Arsip Terpusat, mempunyai kebaikan.
1.keseragaman sisitim untuk seluruh organisasi.
2.tidak ada duplikasi untuk salinan yang hanya memiliki satu buah dari setiap dokumen.
3.ekonomis dalam ruangan dan perlengkapan.
4.metode dan prosedur kantor dapat distandarisasikan.
5.struktur organisasi menjadi luwes.
6.penyebaran yang lebih baik bagi beban kantor sehingga dapat menghemat biaya pelaksanaan pekerjaan.
7.program pelatihan dapat diciptakan untuk mengembangkan pekerjaan.
8.memberikan kemungkinan bagi pelaksanaan pengkajian biaya dan analisa kantor.
9.spesialisasi kerja dapat dikembangkan.
10.pengawasan yang lebih ketat.
11.tugas manajer kantor naik kedudukannya karena tanggung jawab yang lebih besar untuk semua pekerjaan kantor.
Adapun kelemahannya sebagai berikut :
1.sentralisasi dapat menyebabkan biaya pengawasan ditambahkan dengan biaya kantor keseluruhan.
2.organisasi kantor tersebar di pelbagai tingkat gedung atau tersebar di daerah yang luas.
3.waktu kerja hilang karena petugas pulang pergi dari kegiatan yang dipusatkan ke departemen.
4.keterlambatan dalam menyerahkan warkat untuk mereka yang memerlukan.
5.sentralisasi memerlukan formulir yang mungkin asing bagi penggunanya.
6.departemen akan merasa tertekan karena peraturan yang sama.
7.tugas dalam organisasi mungkin dilaksanakan bukan karena urutan kepentingan tetapi urutan penerimaan.
8.sifat rahasia beberapa warkat dan informasi tidak praktis untuk ditempatkan pada tempat terpusat.

Tujuan warkat.
1.warkat menyediakan irformasi
2.warkat memudahkan pengawasan.
3.warkat merupakan alat untuk membuat kebijaksanaan.
4.warkat memudahkan pembakuan kerja.

Manajemen Warkat.
1.kegiatan untuk menentukan bahan yang akan diarsip.
2.sistim penyimpanan.
3.sistim pemusnahan.
4.pola pengawasan
5.kebutuhan dana untuk pembentukan dan pemeliharaan warkat.
http://www.4shared.com/file/67505840/5f5e4041/MATERI__ADMINISTRASI__PERKANTORAN.html